Hướng Dẫn Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử VNPT Invoice Khai Thuế Đúng Quy Định

Kể từ khi Tổng cục Thuế bắt buộc 100% doanh nghiệp và hộ kinh doanh chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, thói quen kế toán truyền thống đã hoàn toàn thay đổi. Không còn cảnh viết tay trên hóa đơn giấy, đóng dấu mộc đỏ hay lo sợ thất lạc chứng từ qua đường bưu điện. Trong công cuộc chuyển đổi số này, hóa đơn điện tử VNPT Invoice đã vươn lên trở thành sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu, phục vụ hàng trăm ngàn doanh nghiệp trên toàn quốc.

Tuy nhiên, với nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán viên mới, việc thao tác trên hệ thống điện tử để xuất hóa đơn có mã của cơ quan Thuế và kết xuất dữ liệu khai báo sao cho đúng quy định vẫn còn nhiều bỡ ngỡ. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng VNPT Invoice từ A-Z, đồng thời cập nhật bảng giá khởi tạo dịch vụ mới nhất trong năm 2026 để doanh nghiệp tham khảo và đăng ký nhanh chóng.

Hóa Đơn Điện Tử VNPT Invoice Là Gì?

VNPT Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Tập đoàn VNPT trực tiếp nghiên cứu và phát triển, được Tổng cục Thuế thẩm định và cấp phép. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tạo lập, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên môi trường điện tử (Internet) thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Dữ liệu trên VNPT Invoice được liên thông trực tiếp và truyền nhận liên tục với hệ thống của cơ quan Thuế, đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và an toàn tuyệt đối cho mọi giao dịch thương mại.

Ưu Điểm Vượt Trội Khi Sử Dụng VNPT Invoice

Tại sao giữa hàng chục T-VAN (Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử), VNPT Invoice luôn giữ vững vị trí dẫn đầu? Câu trả lời nằm ở nền tảng công nghệ mạnh mẽ và hệ sinh thái toàn diện:

• Tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật: VNPT Invoice cập nhật tự động mọi thay đổi từ Thông tư 78 và Nghị định 123. Phần mềm đáp ứng đầy đủ định dạng chuẩn XML mà cơ quan Thuế yêu cầu.
• Tiết kiệm 80% chi phí: Doanh nghiệp không tốn chi phí in ấn, giấy mực, chuyển phát nhanh (chuyển phát hóa đơn giấy có thể mất 15.000đ - 30.000đ/lần, trong khi hóa đơn điện tử chỉ mất vài trăm đồng) và không cần không gian lưu trữ vật lý.
• Phát hành và gửi hóa đơn tức thì: Chỉ với vài cú click chuột, hóa đơn được phát hành và tự động gửi thẳng vào Email/SMS của khách hàng. Quá trình thu hồi công nợ được đẩy nhanh tối đa.
• Tích hợp dễ dàng với phần mềm Kế toán: VNPT Invoice cung cấp các hàm API sẵn sàng kết nối trực tiếp với hơn 100 phần mềm kế toán, bán hàng phổ biến hiện nay (MISA, Fast, Bravo, Ezozo, 3TSoft...), giúp kế toán không phải nhập liệu 2 lần.
• Lưu trữ an toàn 10 năm: Dữ liệu hóa đơn của bạn được lưu trữ an toàn, sao lưu dự phòng trên hệ thống máy chủ VNPT IDC đạt chuẩn quốc tế Tier III trong suốt 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Hướng Dẫn Sử Dụng VNPT Invoice Lập Hóa Đơn & Khai Thuế

Để phát hành được hóa đơn, bạn bắt buộc phải trang bị Chữ ký số VNPT-CA hoặc của bất kỳ nhà cung cấp chữ ký số nào được cấp phép. Dưới đây là luồng quy trình vận hành cơ bản trên hệ thống VNPT Invoice:

Bước 1: Đăng nhập và cấu hình ban đầu

Sau khi đăng ký thành công, VNPT sẽ cấp cho doanh nghiệp một tài khoản truy cập vào Portal (Website) quản lý riêng (Ví dụ: https://masothuedoanhnghiep-invoice.vnpt.vn). Tại đây, kế toán viên cần cấu hình mẫu hóa đơn (có thể chèn logo công ty), khai báo danh mục hàng hóa, dịch vụ và danh mục khách hàng để tiện cho việc xuất hóa đơn sau này.

Bước 2: Tạo lập hóa đơn mới

Trên giao diện phần mềm, chọn "Lập hóa đơn mới". Bạn điền thông tin người mua (chỉ cần nhập Mã số thuế, hệ thống VNPT sẽ tự động lấy tên công ty và địa chỉ từ cơ sở dữ liệu quốc gia). Sau đó, nhập tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT. Hệ thống sẽ tự động tính toán thành tiền và tổng tiền thanh toán cực kỳ chính xác.

Bước 3: Ký số và Gửi cơ quan Thuế cấp mã (Theo Thông tư 78)

Kiểm tra kỹ lại thông tin hóa đơn (Preview). Sau đó, cắm USB Token chứa chữ ký số VNPT-CA vào máy tính và chọn "Ký số & Phát hành". Nếu doanh nghiệp thuộc diện sử dụng "Hóa đơn có mã của cơ quan Thuế", ngay sau khi ký, hệ thống VNPT Invoice sẽ tự động gửi dữ liệu (file XML) lên Tổng cục Thuế. Cơ quan Thuế duyệt tự động trong vài giây và trả về "Mã CQT" đính trực tiếp lên góc trên của hóa đơn.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Hóa đơn sau khi được cấp mã hợp lệ sẽ được gửi cho người mua. Bạn có thể chọn gửi tự động qua chức năng Gửi Email của hệ thống VNPT Invoice, hoặc tải bản thể hiện PDF về máy để gửi qua Zalo/Skype cho khách hàng.

Bước 5: Kết xuất dữ liệu để Khai Thuế

Đến kỳ khai thuế (tháng/quý), thay vì phải nhặt từng tờ hóa đơn nhập vào phần mềm HTKK, bạn chỉ cần vào mục "Báo cáo - Thống kê" trên VNPT Invoice. Chọn "Bảng kê chi tiết hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra" theo khoảng thời gian và Xuất Excel/XML. Dữ liệu này có thể nạp thẳng vào phần mềm HTKK hoặc phần mềm khai thuế VNPT để hoàn thành tờ khai thuế GTGT một cách nhanh chóng, chuẩn xác 100%.

Bảng Giá Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử VNPT Invoice (2026)

VNPT cung cấp chính sách giá cước Hóa đơn điện tử dựa trên hình thức Gói số lượng hóa đơn. Điểm đặc biệt và có lợi nhất cho doanh nghiệp là gói cước KHÔNG GIỚI HẠN THỜI GIAN SỬ DỤNG. Bạn mua bao nhiêu dùng bấy nhiêu, năm nay dùng không hết thì bảo lưu số lượng sang các năm tiếp theo.

* Bảng giá tham khảo áp dụng cho đăng ký mới. Miễn phí 100% phí duy trì hệ thống và phí lưu trữ dữ liệu 10 năm.

Tên Gói Cước (Số lượng)	Giá Gói Cước (Chưa VAT)	Giá Thanh Toán (Đã VAT 10%)	Ghi Chú & Ưu Đãi
Gói 300 hóa đơn	380.000đ	418.000đ	Phù hợp Startup, Cửa hàng nhỏ
Gói 500 hóa đơn	580.000đ	638.000đ	Tặng mẫu hóa đơn có sẵn
Gói 1.000 hóa đơn	980.000đ	1.078.000đ	Gói đăng ký nhiều nhất
Gói 3.000 hóa đơn	2.180.000đ	2.398.000đ	Hỗ trợ tích hợp phần mềm KT
Gói 5.000 hóa đơn	3.280.000đ	3.608.000đ	Khách hàng thương mại, siêu thị
Gói 10.000 hóa đơn	5.480.000đ	6.028.000đ	Liên hệ báo giá tích hợp ERP

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp đăng ký lần đầu, nếu hệ thống Thuế yêu cầu trả phí truyền nhận dữ liệu T-VAN (dành cho một số nhóm doanh nghiệp đặc thù), nhân viên VNPT sẽ tư vấn cụ thể trước khi ký hợp đồng.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Khi Dùng VNPT Invoice

Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử VNPT Nhanh Chóng, Lập Hóa Đơn Ngay

Bắt nhịp kỷ nguyên số, tạo lợi thế cạnh tranh với hệ thống chứng từ chuyên nghiệp, hợp chuẩn Thuế. Điền thông tin vào biểu mẫu dưới đây, chuyên viên tư vấn khách hàng doanh nghiệp của VNPT TP.HCM sẽ liên hệ lại ngay lập tức để cấp tài khoản dùng thử và hoàn thiện thủ tục tận nơi.